Documents administratifs

Cette page contient les documents administratifs de notre association classés en ordre chronologique

  • Compte-rendu de l'assemblée générale du 15 février 2016
  • Compte-rendu de l'assemblée générale du 9 février 2015
  • Compte-rendu de l'assemblée générale  du 14 mai 2012


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Compte rendu
de l'assemblée générale 2016 
de l'espérance de Bouafle 


La réunion s'est tenue le lundi 15 février 2016 au sous-sol de l'école de Bouafle à 19 heures.
Tous les adhérents ont été convoqués. 
  • présents: 17
  • pouvoirs: 2
  • absents excusés: 6

L’ordre du jour de la réunion était le suivant:

  • Rapport moral
  • Rapport financier
  • Renouvellement et extension du bureau
  • Budget 2016
  • Montant des cotisations 
  • Activités 2016
  • Questions diverses  tarif des manifestations

Rapport moral
Le rapport moral de l’année 2015 est présenté par le président.
Les effectifs
Par rapport à la dernière assemblé générale, nos effectifs ont augmenté d’une personne. Les adhérents a la date de la réunion sont: VALLEE Carine, DUMONTEL Jean, GRIGNARD René, LE GAL Catherine et Guy, VERQUERE Gaëlle, LE GAL Yann, LOUIS Claudine, PETITJEAN Martial et Florence,  ROBINET Gérard, SUZANNE Bruno, POUPEAU Jean-Claude, DIZET Yves, WOEHREL-LEMPKE Teresa, DEMOL Christophe, HEMERYCK Laurent, DARRE Aurore, LEFEVRE Claude, BROWN Tad, RASCHI Maurice, BIGOGNE Christian, SAMSON Jonathan, DEXANT Marie Françoise, DEVISME Isabelle, DOCHEZ Jean Claude.
Cette liste fait apparaître les changements suivants: départ de  Milène CALVET qui s’en est retournée vers sa montagne grenobloise et arrivée d’Isabelle DEVISME à la flûte et de Jean Claude DOCHEZ au hautbois.
Une pensée particulière pour Gérard ROBINET qui pour raisons de santé a été contraint de se mettre en réserve. Nous espérons le retrouver après un rétablissement que nous lui souhaitons aussi rapide que possible. 
De plus nous avons régulièrement des renforts pour les concerts. Qu’ils en soient ici remerciés. Il s’agit de Sylvain POUSSIGNOT à la trompette,  Jean Noël GIRARD à la batterie et aux percussions, Antoine KLEIN à la batterie, Thomas FRANCOIS au trombone. De façon plus exceptionnelle, nous accueillons également Françoise GAUTIER au basson, Joël CANAC à clarinette basse, Olivier DASSY, Geoffroy PEYSSONNEAUX et Christophe BONIFACINO à la clarinette.


Activité  2015

  • Voeux 2015 du maire le jeudi 8 janvier animés par deux ensembles quatuor de saxophones et quintet de clarinettes et flûte.
  • Assemblée générale  et galette des rois le 9 février.
  • Concert Rétina à Bouafle le 15 mars, suivi d’un apéritif dinatoire. 
  • Cérémonies du 8 mai à Chapet et Hardricourt.
  • Deux manifestations étaient prévues aux Mureaux, mais annulées. Suite à ce changement, nous avons remplacé ces manifestations par une fête entre musiciens chez le président le 13 juin.
  • Kermesse des écoles le 20 juin.
  • Concert fête de la musique le 21 juin, suivi d’un en cas offert par la municipalité.
  • Animation du marché gastronomique à Bouafle le 27 septembre, avec dégustation de tartines offertes par notre association.
  • Cérémonies du 11 novembre à Chapet, Hardricourt et Bouafle avec déjeuner partagé entre les musiciens. 
  • Le concert de sainte Cécile prévu pour le 14 novembre a été annulé compte tenu des événements dramatiques de la veille.
  • Repas de Sainte Cécile le 14 novembre au sous-sol de l’école avec une forte participation des musiciens et de personnes extérieures. 
  • Animation du marché de Noël de Bouafle le 6 décembre par un groupe d’un dizaine de musiciens.
  • Vœux 2016 du maire de Bouafle le 17 décembre 2015 animés par deux ensembles quatuor de saxophones et quintet de clarinettes et flûte
En résumé, une année bien remplie avec plusieurs occasions de se retrouver entre nous autour d’un verre et fourchette à la main. Cette convivialité doit être préservée car elle contribue largement à la cohésion de l’orchestre.  Je voudrais signaler que cette cohésion est perçue   par les spectateurs qui me rapportent régulièrement  que la complicité entre les membres de l’orchestre  est visible et se ressent dans l’interprétation.  Je tiens également à remercier tout le monde, musiciens et conjoints, pour leur généreuse contribution à nos agapes.  Je voudrais aussi adresser des remerciement à notre chef et à tous les musiciens pour la qualité des prestations de cette année, pour leur assiduité et pour l’esprit dans lequel nous abordons notre musique.
Faits marquants 
  • En 2015, compte tenu de la complexité du programme musical, il avait été décidé de maintenir les répétitions pendant les petites vacances scolaires. Ceci a creusé un trou dans le budget de l’exercice 2015. Un reliquat financier des années antérieures nous a permis de combler le déficit, mais cette situation ne peut être qu’exceptionnelle. Pour éviter que ceci ne se reproduise, une négociation a été engagée avec notre chef pour revoir le montant de ses indemnités afin de revenir à une situation équilibrée pour 2016.  Les nouvelles dispositions sont applicables à compter du 1er janvier 2016.  Je tiens à l’en remercier chaleureusement. De plus, le retour à l’équilibre financier implique qu’il n’y ait plus de répétitions pendant les petites vacances.
  • Pour l’année 2016 et jusqu’à nouvel ordre, les subventions départementales d’aide au fonctionnement sont supprimées et remplacées par des aides à projet. Pour information, nous étions subventionnés à hauteur de 750 Euros par an. La complexité de la démarche administrative pour obtenir une aide rend pratiquement inaccessibles ces aides pour les petites associations. Nous devrons donc nous passer dans le futur des aides départementales.
  • Un abonnement auprès de la Société des Editeurs et Auteurs de Musique ( SEAM)  a été souscrit pour nous permettre de faire des photocopies des partitions.
  • Achat d’une imprimante laser multifonctions.
  • Le 5 février 2016, le maire a décidé de mettre à notre disposition un local dans l’école de musique de Bouafle. Cette décision a été formalisée par un courrier avec copie à l’école de musique qui occupait le local précédemment. Il va falloir en prendre possession rapidement et l’aménager en conséquence.
Le rapport moral a été adopté à l’unanimité

Rapport financier 
Le rapport financier est présenté par la trésorière.
        Compte d’exploitation de l’année civile 2015
                Le rapport financier est adopté à l’unanimité







 Renouvellement et extension du bureau
Renouvellement du bureau
La constitution du bureau avant l’assemblée générale était la suivante:



Tous les membres se représentent et leur renouvellement est adopté, à l’unanimité.

Extension du bureau
En réunion de bureau, il a été décidé d’étendre le nombre de membres du bureau et de le porter à 9 membres en créant  à compter de ce jour un poste de responsable des manifestations festives et un poste de responsable des manifestations musicales. Cette proposition est soumise au vote et acceptée à l’unanimité. 

Les candidats au nouvelles fonctions sont Jean Claude POUPEAU pour les manifestations festives et Christian BIGOGNE  pour les manifestations musicales. Leur candidature est adoptée à l’unanimité. En conséquence, le nouveau bureau est constitué de la façon suivante


En complément plusieurs personnes proposent une aide ponctuelle lors des projets à venir.

Budget 2016
De façon à éviter toute dérive des dépenses, un budget détaillé a été établi. Le budget est présenté en séance par  le Président. Il est à la disposition de tous sur demande à la trésorière ou au président.

Montant des cotisations 
Il est décidé à l’unanimité de maintenir la cotisation à 5 Euros par an

Activités 2016
  • Concert de Sainte Cécile 2015 le 30 janvier 2016 à Bouafle
  • Animation anniversaire d’une centenaire à Bazincourt le 4 février 2016
  • Concert à Morainvilliers le 14 février 2016
  • Concert Retina le 3 avril
  • Cérémonies du 8 mai à Chapet et Hardricourt
  • Animation kermesse de Bouafle?
  • Fête de la musique le 18 juin à Bouafle
  • Concert au camping de Mousseaux le 3 juillet 2016 
  • Concert à Flins prévu début septembre mais reporté vers la fin d’année
  • Cérémonies du 11 novembre à Chapet, Bouafle et Hardricourt
  • Concert de Sainte Cécile le 19 novembre (salle retenue en mairie)
  • Voeux du maire de Bouafle
  • Comme chaque année, d’autres manifestations sont à prévoir en cours d’année.
Questions diverses
  • Recherche de sponsors ou de prestations (voeux des maires, fête de la musique…). Ce point sera abordé lors des réunions de bureau.
  • Faut-il continuer à tenir un blog à jour. Tous sont de l’avis que le blog est à maintenir. Une présentation du blog aux musiciens toit être organisée.
  • Possibilité de mettre en place une buvette pendant l’entracte des concerts que nous organisons? Cette mission est confiée à notre organisateur des manifestations festives.
  • Achat de pupitres plus robustes et plus présentables en cours d’année. L’achat sera étalé sur plusieurs années.
  • Du fait de l’attribution d’un nouveau local, l’organisation des armoires et de leur contenu est à revoir en totalité.
  • Nous évoquons la possibilité d’ajouter un soliste (violon, chanteur…) aux concerts ainsi que de varier le programme (jazz, classique…).
  • Il faudrait mieux gérer la vente des programmes et la « boite de contributions » à l’entrée des concerts.
  • Revoir le tarif des manifestations
La réunion s’est terminée à 20 heures 15.

Le Président La trésorière La secrétaire




Compte-rendu de l'assemblée générale 
de L’Espérance de Bouafle du 9 février 2015


La réunion se déroule dans le sous-sol du groupe scolaire de Bouafle le 09 février 2015. La séance est ouverte à 21h15. 

Tous les adhérents avaient été convoqués.

17adhérents sont présents. 

Ordre du jour de la réunion

    Rapport moral
    Rapport financier
    Renouvellement du bureau
    Montant des cotisations
    Calendrier des activités 2015
    Tarif des prestations pour 2015
    Questions diverses

Rapport moral

Les effectifs
  • Depuis la dernière assemblée en 2013 les effectifs ont augmenté. Les noms des adhérents sont les suivants : VALLEE Carine, DUMONTEL Jean, GRIGNARD René, LE GAL Catherine et Guy, VERQUERE Gaëlle, LE GAL Yann, LOUIS Claudine, PETITJEAN Martial et Florence, ROBINET Gérard, SUZANNE Bruno, POUPEAU Jean-Claude, CALVET Milène, DIZET Yves, Thomas (Trombone), WOEHREL-LEMPKE Teresa, DEMOL Christophe, DEXANT Marie Françoise, HEMERYCK Laurent, DARRE Aurore, LEFEVRE Claude, Tad BROWN, Maurice RASCHI, Christian BIGOGNE, SAMSON Jonathan.
  • En moins : BORDIER Henri 

  • Merci à José Alves et Sylvain Poussignot pour leur renfort.

Manifestations 2014
    Concert en Eglise de Bouafle et galettes des rois le 18 janvier 2014
    Concert de printemps le 06 avril 2014
    Concert en faveur de Retina le 11 mai 2014
    Fête de la musique à Bouafle le 21 juin 2014
    Concert avec les enfants de l'école primaire Joliot Currie le samedi 28 juin 2014
    Commémoration du 11 novembre à Bouafle, Chapet et Hardricourt
    Concert rt repas de la Ste Cécile au sous-sol du groupe scolaire de Bouafle le 15 novembre 2014
    Concert de Noël à Flins le 13 décembre 2014 avec remise d'une médaille de 40 ans de musique pour Bruno Suzanne



Les faits marquants

  • Nous avons fait l'achat de matériel de percussion.

Rapport financier

Présentation des comptes de l'année 2014 par la trésorière.

RECETTES
DEPENSES
Subvention Conseil Général
760
Manifestations musicales
776,19
Subvention Bouafle
5000
Manifestations festives
33,51
Manifestations festives
1250
Indemnités du chef
4760
Cotisations membres honoraires
145
Frais divers 
195,5
Manifestations payantes 
550
Frais administratifs
55,29
Cotisations musiciens
115
Assurance et cotisation FMY
170,85
Divers (galettes + programmes)
235,8
Achat matériel
866,8



Manifestation ste Cécile
1269,72
Total recettes
7715,8
Total
8127,86
Résultat de l'exercice



-412,06

Renouvellement du Bureau

Conformément à la décision de l'assemblée générale du 7 janvier 2005, le bureau est constitué de 7 adhérents élus jusqu’à l’AG suivante. Le bureau est, à la date de la présente AG composé comme suit:
    un Président : Yann LEGAL
    un Secrétaire : Milène CALVET
    un Secrétaire adjoint: Martial PETITJEAN 
    une Trésorière : Gaelle VERQUERE
    une Trésorière adjointe: Claudine LOUIS
    le Chef de musique: Laurent HEMERYCK
    Archiviste : Maurice RASCHI
    le Chef de musique adjoint : pas de titulaire

Yann Legal souhaite démissionner du poste de Président. Après le vote de l'ensemble des adhérents, Jean Dumontel occupera ce poste à compter de ce jour. Le nouveau bureau est donc composé de :

    un Président : Jean DUMONTEL
    un Secrétaire : Milène CALVET
    un Secrétaire adjoint: Martial PETITJEAN 
    une Trésorière : Gaelle VERQUERE
    une Trésorière adjointe: Claudine LOUIS
    le Chef de musique: Laurent HEMERYCK
    Archiviste : Maurice RASCHI
    le Chef de musique adjoint : pas de titulaire

Montant des cotisations

    Actuellement, le montant de la cotisation annuelle pour les musiciens est de 5 €. Il est décidé à l'unanimité de ne pas le modifier pour 2015
    La cotisation des membres honoraires est actuellement de 6 €. Il est décidé à l'unanimité de ne pas le modifier pour 2015

Calendrier des activités 2015

En prévision pour 2015

    8 janvier 2015 : animation musicale des vœux du maire de Bouafle
    15 mars 2015 : concert Retina
    8 mai 2015 : commémoration Hardricourt et Chapet
    6 juin 2015 : concert aux Mureaux
    13 juin 2015 : concert aux Mureaux
    20 juin 2015 : kermesse de l'école de Bouafle
    21 juin 2015 : fête de la musique à Bouafle
    11 novembre 2015 : commémoration Chapet, Hardricourt et Bouafle
    14 novembre 2015 : concert Ste Cécile à Bouafle


Questions diverses

  • Prévoir budget pour achat de partitions, de pupitres et d'une tenue pour les concerts
  • Fiche de coordonnées des adhérents et circuit de communication téléphonique rapide (appels en cascade)
  • Lors des manifestations, des volontaires seront sollicités pour aider à la préparation de la salle (mise en place des pupitres, déménagements divers).
  • Le calendrier des manifestations sera affiché dans la salle de répétition et distribué aux musiciens. 
  • Faire lors des concerts un entracte avec boisson et gâteaux payants
  • Faire des réunions de bureau tous les 2 mois ainsi qu’avant chaque événement (tous les adhérents sont les bienvenus pour soulager l'équipe en place)
  • Souscrire à un contrat pour les photocopies des partitions pour le mois de septembre
  • Mise en place de chefs de pupitre
  • Prévoir une manifestation pour les 150 ans de l'harmonie (2017). 
  • Rappel de l'adresse du blog : http://esperancedebouafle.blogspot.fr/


La réunion s'est terminée à 22h00, après épuisement de l'ordre du jour.

Bouafle le 09 février 2015

Le Président                              La Trésorière                                    Le Secrétaire

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Compte-rendu de l'assemblée générale de L’Espérance de Bouafle du 14 mai 2012



La réunion se déroule dans le sous-sol du groupe scolaire de Bouafle le 14 mai 2012. La séance est ouverte à 21h00 sous la présidence de Yann LE GAL, Président qui confie à Milène Calvet l’animation de la réunion.

Tous les adhérents avaient été convoqués.

16 adhérents sont présents ou représentés pour un total de 23 adhérents.

Ordre du jour de la réunion

  • Rapport moral
  • Rapport financier
  • Renouvellement du bureau
  • Montant des cotisations
  • Calendrier des activités 2012
  • Tarif des prestations pour 2012
  • Questions diverses

Rapport moral

Les effectifs
  • Depuis la dernière assemblées En 2011 les effectifs ont augmenté de 4 personnes. Les noms des adhérents sont les suivant : BERTRAND Jean ; BORDIER Henri ; ; VALLEE Carine ; DUMONTEL Jean ; GRIGNARD René ; LE GAL Catherine et Guy ; VERQUERE Gaëlle ; LE GAL Yann ; LEVIEIL Roland ; LOUIS Claudine ; MADELEINE Claude ; PETITJEAN Martial ; ROBINET Gérard ; SUZANNE Bruno ; SZATNY Bruno, VALLEE Etienne , POUPEAU Jean Claude, CALVET Milène.
  • En plus : Yves DIZET (clarinette), Thomas (trombone), Natacha et Teresa (clarinettes arrivées en janvier 2012) , Christophe Demol (trompette) et Laurent Hemeryck (Chef de musique)
  • En moins : Jacques Desruennes 

  • Merci à José Alves, Sylvain Boussigno, Christine Demol pour les renforts.


Manifestations 2011

  • Galette des rois le 10 janvier 2011
  • Assemblée générale le 7 février 2011
  • Assemblée générale extraordinaire en septembre 
  • Concert Rétina le 9 avril 2011 en l’église de Bouafle
  • Concert fête de la musique sur la place de la mairie le 25 juin
  • Commémoration du 11 novembre à Bouafle
  • Concert du Téléthon le 18 novembre 2011 au sous-sol de l'école
  • Banquet Sainte Cécile 2011 le 22 janvier 2012 à la salle polyvalente de Bouafle 35 musiciens ou conjoints + 2 membre honoraires + 6 enfants
  • Galette des rois: 11 janvier 2012 au sous sol du groupe scolaire de Bouafle



Les faits marquants


  • 2 médailles de la Confédération Musicale de France remises lors du banquet de Sainte Cécile.
  • Médaille d'argent pour 30 ans de musique remise à Claudine Louis
  • Médaille de bronze remise à Guy LE GAL porte bannière de l'Espérance pendant 20 ans 

  • Les organisateurs du Téléthon 2011 remercient l'Espérance pour leur participation. Le concert a rapporté 350,50 euros

Rapport financier

Présentation des comptes de l'année 2011 par la trésorière.

RECETTES
DEPENSES
Subvention Conseil Général
760,00
Manifestations musicales
282,89
Subvention Bouafle
4200,00
Manifestations festives
1827,03
Manifestations festives
90,00
Indemnités du chef
3000,00
Cotisations membres honoraires
118,00
Frais divers 
49,48
Manifestations payantes
0,00
Frais administratifs
29,00
Cotisations musiciens
100,00
Assurance et cotisation FMY
218,85
Divers
13,81
Achat matériel
0,00
Total recettes
5281,81
Total 
5407,25
Résultat de l'exercice


-125,44

Le résultat de l'exercice 2011 est légèrement déficitaire. Ceci s'explique principalement par l'absence de manifestation payante.

L'assemblée donne son quitus à la trésorière à l'unanimité.

Renouvellement du Bureau

Conformément à la décision de l'assemblée générale du 7 janvier 2005, le bureau est constitué de 7 adhérents élus jusqu’à l’AG suivante. Le bureau est, à la date de la présente AG composé comme suit:
  • un Président : Yann LEGAL
  • un Secrétaire : Carine VALLEE
  • un Secrétaire adjoint: Martial PETITJEAN 
  • une Trésorière : Catherine LEGAL
  • une Trésorière adjointe: Claudine LOUIS
  • le Chef de musique: Laurent HEMERYCK
  • le Chef de musique adjoint : pas de titulaire

Le bureau était candidat à son renouvellement à l’exception de Carine VALLEE qui ne se représente pas comme secrétaire.

Election du secrétaire

Milène CALVET est candidate au poste de Secrétaire et est élue 

Constitution du nouveau bureau

Le nouveau bureau est donc constitué comme suit :

  • Président: Yann LEGAL
  • Secrétaire : Milène CALVET
  • Secrétaire adjoint: Martial PETITJEAN
  • Trésorière: Catherine LEGAL
  • Trésorière adjointe: Claudine LOUIS
  • Chef de musique: Laurent HEMERYCK
  • Chef de musique adjoint : 

Montant des cotisations

  • Actuellement, le montant de la cotisation annuelle pour les musiciens est de 5 €. Il est décidé à l'unanimité de ne pas le modifier pour 2012
  • La cotisation des membres honoraires est actuellement de 6 €. Il est décidé à l'unanimité de ne pas le modifier pour 2012

Calendrier des activités 2012

En prévision pour 2012

  • Concert Rétina le dimanche 25 mars 2012 au sous-sol de l'école de Bouafle
  • Concert de la fête de la musique jeudi 21 juin 2012 
  • Concert pour la kermesse des écoles de Bouafle le 23 juin à midi, avec la chorale des enfants.
  • Concert à Hardricourt le 23 juin
  • Reprise des répétitions le 10 septembre 2012
  • Commémoration du 11 novembre à Bouafle
  • Téléthon à Bouafle  4 novembre (rechercher une date de disponibilité de la salle du sous-sol de l'école)
  • Banquet Sainte Cécile: janvier 2013
  • Galette des rois: 7 janvier 2013
  • Assemblée générale: janvier 2013

Tarif des prestations pour 2012

  • Proposition de concert à Aubergenville avec le concervatoire et d'autres harmonies à la Nacelle

Questions diverses

  • Démarche vers les enfants des écoles
  • Forum des associations avec la proposition de jouer quelques morceaux ?
  • Jeu de clés pour Gérard pour chauffage et installation de matériel.
  • Fiche de coordonnées des adhérents et circuit de communication téléphonique rapide (appels en cascade)
  • Définir les grandes orientations en matière de style de musique et type de manifestations (questionnaire ?) programme fête populaire (village, carnaval, brocante, feu de la saint jean), programme jazzy, programme danse, classique ou variété.
  • solliciter des membres honoraires lors des concerts gratuits
  • Lors des manifestations, des volontaires seront sollicités pour aider à la préparation de la salle (mise en place des pupitres, déménagements divers).
  • Le calendrier des manifestations sera affiché dans la salle de répétition.
  • Proposition de plus de concerts extérieurs et d'un concert pour l'harmonie de bouafle pour faire un appel aux cotisations des membres honoraires.
  • Cérémonie du 11 novembre à hardricourt ?
  • Repas de la Ste Cécile : autre formule ou garder la tradition ?
  • Rajouter un repas en fin d'année
  • Un blog est mis en place : http://esperancedebouafle.blogspot.fr/



La réunion s'est terminée à 22h04, après épuisement de l'ordre du jour.


Bouafle le 14 mai 2012

Le Président,   La Trésorière,   Le Secrétaire



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